SoftNotes · Likvidacija

Likvidacija ulaznih računa

OCR sam unosi račun, svaki likvidator potvrđuje svoj dio – na računalu ili na telefonu – nadzornik potvrđuje njegov rad, a likvidirani račun odlazi u Financije.

Elektronički oblik dokumenta

Za likvidaciju nam je potreban ulazni račun u elektroničkom obliku

Elektronički oblik dokumenta može biti: telefon – fotografiraj račun · e-pošta · skener · PDF · bilo koji drugi elektronički oblik.

Papirnati račun fotografirate telefonom i u trenu je u SoftNotesu. Računi koji stignu e-poštom sami se razvrstavaju u SoftNotes.

OCR čita račun – unos je automatski

Kad račun stigne, OCR ga pročita: dobavljača, izvorni broj, datume, dospijeće, iznos, osnovicu i PDV, IBAN, poziv na broj i šifru namjene. Ništa ne treba prepisivati – unositelj samo provjeri.

Ulazni račun s podacima koje je pročitao OCR — Testni račun: sve podatke iz zaglavlja pročitao je OCR.

Dva ulazna puta

Ulaz A – iz SoftNotesa

Elektronički oblik dokumenta stiže u SoftNotes. Unositelj raspoređuje račun po mjestima troška i šalje ga na likvidaciju.

SoftNotesUnositeljLikvidatoriNadzornikLikvidiran → Financije

Ulaz B – iz Financija

Računovođa unosi račun izravno u Financije, prilaže elektronički oblik dokumenta i odande ga šalje na likvidaciju.

FinancijePošalji na likvidacijuLikvidatoriNadzornikLikvidiran → natrag u Financije

Unositelj šalje račun na likvidaciju

Unositelj vidi izvornik i pročitane podatke. Raspored po mjestima troška i likvidatore predlaže postavka dobavljača – jedan klik na »Pošalji na likvidaciju«. Ono što nije naš račun, odbije; ono što nije račun, preusmjeri u drugu zbirku.

Unositelj: izvornik računa i gumbi Odbij, Preusmjeri, Pošalji na likvidaciju — Red čekanja unositelja: izvornik računa, uz njega gumbi Odbij, Preusmjeri, Pošalji na likvidaciju.

Likvidator potvrđuje svoj dio

Likvidator u »Moja likvidacija« vidi račune koji čekaju na njega. Izvornik je pred njim, s pečatom – Likvidiraj ili Vrati uz obrazloženje.

Likvidator: račun s izvornikom, gumbi Vrati i Likvidiraj — Likvidator: račun čeka na njega – Vrati ili Likvidiraj.

Likvidacija na telefonu

Likvidatoru nije potrebno računalo. Na telefonu vidi račune koji čekaju na njega, otvara račun s izvornikom i podacima – i pritisne Likvidiraj. Bilo gdje, bilo kada.

Telefon: Moja likvidacija – račun čeka mene — Račun čeka mene

Telefon: podaci računa i gumb Likvidiraj — Podaci i Likvidiraj

Nadzornik potvrđuje

Nadzornik vidi što je likvidator likvidirao i to potvrđuje – ili uz obrazloženje poništava likvidatorovu odluku. Kad su svi retci potvrđeni, račun je likvidiran i odlazi u Financije.

Nadzornik: Potvrdi ili Poništi odluku likvidatora.

Simulacija tijeka dokumenta

Računi kao vlakovi na prugama: stanice su ljudi, skretnice su odluke. Simulacija prikazuje oba ulazna puta i sva odvajanja.

Više mjesta troška – retci istodobno idu različitim likvidatorima, a prije Financija ponovno se spajaju.
Vrati – likvidator uz obrazloženje vraća račun unositelju; retci koji se ne mijenjaju zadržavaju likvidaciju.
Poništenje – nadzornik uz obrazloženje vraća redak likvidatoru.
Povuci – unositelj povlači račun iz likvidacije, ispravlja ga i ponovno šalje.
Odbij – račun nije naš ili je pogrešan; ne ide u Financije.
Preusmjeri – dokument nije račun i ide u drugu zbirku.
Rok i podsjetnik – nakon isteka roka obavijest nadzorniku; gumb Podsjeti požuruje sve na koje se čeka.
Zamjena – umjesto odsutnog likvidatora likvidira njegov zamjenik.
Super likvidator – likvidira bilo koji redak, a oznaka ostaje na računu.
Opoziv vlastite odluke – dok račun nije u Financijama.

SoftNotes

Likvidacija je jedna od zbirki SoftNotesa – dokumentnog sustava tvrtke.

← Natrag na SoftNotes