Likvidacija prejetih računov
OCR račun vnese sam, vsak likvidator potrdi svoj del – na računalniku ali na telefonu – nadzornik potrdi njegovo delo, zlikvidiran račun gre v Finance.
Elektronska oblika dokumenta
Za likvidacijo potrebujemo prejeti račun v elektronski obliki dokumenta
Elektronska oblika dokumenta je lahko: telefon – slikaj račun · e-pošta · skener · PDF · katera koli druga elektronska oblika.
Račun na papirju slikate s telefonom in je v trenutku v SoftNotes. Računi, ki pridejo po e-pošti, se v SoftNotes uvrstijo sami.
OCR prebere račun – vnos je samodejen
Ko račun pride, ga OCR prebere: dobavitelja, originalno številko, datume, zapadlost, znesek, osnovo in DDV, TRR, sklic in kodo namena. Ničesar ni treba prepisovati – vnašalec samo preveri.
Dve vstopni poti
Vstop A – iz SoftNotes
Elektronska oblika dokumenta pride v SoftNotes. Vnašalec račun razdeli po stroškovnih mestih in ga pošlje v likvidacijo.
Vstop B – iz Financ
Računovodja vnese račun naravnost v Finance, pripne elektronsko obliko dokumenta in ga od tam pošlje v likvidacijo.
Vnašalec pošlje račun v likvidacijo
Vnašalec vidi izvirnik in prebrane podatke. Razdelitev po stroškovnih mestih in likvidatorje predlaga nastavitev dobavitelja – en klik »Pošlji v likvidacijo«. Kar ni naš račun, zavrne; kar ni račun, preusmeri v drugo zbirko.
Likvidator potrdi svoj del
Likvidator v »Moja likvidacija« vidi račune, ki čakajo nanj. Izvirnik je pred njim, žigosan – Likvidiraj ali Vrni z razlogom.
Likvidacija na telefonu
Likvidator ne potrebuje računalnika. Na telefonu vidi račune, ki čakajo nanj, odpre račun z izvirnikom in podatki – in pritisne Likvidiraj. Kjerkoli, kadarkoli.
Nadzornik potrdi
Nadzornik vidi, kaj je likvidator likvidiral, in to potrdi – ali z razlogom prekliče odločitev likvidatorja. Ko so vse vrstice potrjene, je račun zlikvidiran in gre v Finance.
Simulacija toka dokumenta
Računi kot vlaki na progah: postaje so ljudje, kretnice so odločitve. Simulacija pokaže obe vstopni poti in vse odcepe.
- Več stroškovnih mest – vrstice gredo hkrati k različnim likvidatorjem in se pred Financami spet združijo.
- Vrni – likvidator z razlogom vrne račun vnašalcu; vrstice, ki se ne spremenijo, obdržijo likvidacijo.
- Preklic – nadzornik z razlogom vrne vrstico likvidatorju.
- Umakni – vnašalec umakne račun iz likvidacije, ga popravi in pošlje znova.
- Zavrni – račun ni naš ali je napačen; v Finance ne gre.
- Preusmeri – dokument ni račun in gre v drugo zbirko.
- Rok in opomnik – po roku obvestilo nadzorniku; gumb Opomni požene vse, ki čakajo.
- Zamenjava – namesto odsotnega likvidira njegov namestnik.
- Super likvidator – likvidira katerokoli vrstico, oznaka ostane na računu.
- Preklic svoje odločitve – dokler račun ni v Financah.
SoftNotes
Likvidacija je ena od zbirk SoftNotes – dokumentnega sistema podjetja.